Документ и система документации

 Большая Советская Энциклопедия (УН)

В одной из сфер использования У. – системе документации – принципы У. позволяют обеспечить единство правил выполнения и оформления документов, дают возможность максимально сократить количество и объём документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники . У. документов обеспечивается созданными в СССР едиными системами технической документации – конструкторской (ЕСКД) и технологической (ЕСТД), а также делопроизводства (ЕГСД). Методы У. нашли отражение в Единой системе аттестации качества продукции (ЕСАКП).   Принципы У. могут эффективно использоваться несколькими странами, способствуя углублению специализации производства и его кооперирования (например, в масштабе стран – членов СЭВ проведена У. электронно-вычислительных машин, создан унифицированный ряд ЭВМ на интегральных схемах). Осуществляются также межгосударственные мероприятия по У. ж.-д. колеи, линий связи, электротехнического оборудования и т.п.   Лит.: Стандартизация в народном хозяйстве СССР. 1917–1967, под ред. В. В. Бойцова, М., 1967; Кубарев А. И., Унификация в машиностроении. (Обоснование рядов типоразмеров), М., 1969; Методика и практика стандартизации, 3 изд., М., 1971; Взаимозаменяемость и технические измерения в машиностроении, М., 1972; Якушев А. И., Взаимозаменяемость, стандартизация н технические измерения, 4 изд., М., 1975.   О. Л. Владимиров, А. А. Пархоменко

 Информационно-правовые системы

Структура ИО: методические инструктивные материалы (совокупность государственных стандартов), система классификации и кодирования информации, информационная база (внешняя- нормативно-справочные документы, информационные сообщения, внутренние- информационные массивы). Основные принципы создания ИО: целостность, вероятность, контроль, защита от несанкционированного доступа, единство и гибкость, стандартизация и унификация, адаптивность, минимизация ввода и вывода информации. Подходы к созданию информационный базы: анализ сущностей (для больших и. с. ), синтез атрибутов. Требования к информационному обеспечению: 1) оно д. б. достаточным для выполнения всех функций, которые автоматизируются, 2) для кодирования информации должны использоваться классификаторы которые есть у заказчика, 3) для кодирования входной информации, которая используется на высшем уровне д. б. использованы классификаторы этого уровня, 4) д. б. совмещена с ИО, которое взаимодействует с ним, 5) формы документам должны отвечать требованиям стандартов унифицированной системы документации, или нормативным документам заказчика, 6) форма документов и видео кадров д. б. согласованы с соответствующими характеристиками терминалов, 7) формы представления выходной информации д. б. согласованы с разработчиком, 8) сроки и сокращение информационных сообщений д. б. общеприняты в этой предметной области и согласованы с заказчиком, 9) в информационной системе д. б. предусмотрены необходимые средства по контролю и обновлению данных в информационных массивах, контроля идентичности информации в БД.

 Эффективное делопроизводство

Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения». ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца». ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования». ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи». Нормативные документы Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов. 1. Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления

 Информационная служба фирмы

Под информационным обеспечением понимают: 1) Совокупность процессов по подготовке и доведению до потребителей информации для решения управленческих, научно-технических задач в соответствии с этапами их выполнения 2) Совокупность единой системы классификации и кодирования информации и единой системы документации, используемых в автоматизированной ИПС; совокупность методов и средств организации машинных массивов информации Информация позволяет ориентироваться в общей обстановке, уменьшить финансовый риск, следить за внешней средой, рынком и изменениями рыночной конъюнктуры, оценивать свою деятельность, вырабатывать и корректировать стратегию предприятия. Информация не только становится особым товаром во всех сферах деятельности, но и приводит в движение иные ресурсы – материальные, денежные, кадровые. Информационные ресурсы преодолевают ограниченность природных ресурсов, приводят к колоссальной экономии живого труда, увеличивают совокупность мощность материально-вещественных факторов производства. Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» от 22 февраля 1995 года: «Информационные ресурсы – это отдельные документы и массивы документов, которые могут являться составной частью информационной системы, базы данных» (1).

 Делопроизводство компании

Государственные стандарты на документы Государственный стандарт (ГОСТ)P это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области. Все государственные стандарты, действующие на территории Российской Федерации, объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС), представляющую иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов. Серия 1 (ГСС) содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения о порядке их разработки, построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации и введении в действие стандартов, внесения в них изменений. Серия 6 (ГСС) содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации

 Лекции по менеджменту

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации. Системы документации созданные по единым правилам и требованиям, содержащие информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности, представляет унифицированные системы документации ГОСТ 6.38-90 устанавливает 31 реквизит: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ эмблема организации или товарный знак, код организации код унифицированной формы документа наименование органа государственной власти РФ - автора документа, наименование организации - автора документа, наименование структурного подразделения -автора документа, справочные данные об организации (адрес, телефон/факс) № счета, название вида документа, дата документа, регистрационный индекс (номер) документа, ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса при ответе на него, место составления или издания документа гриф ограничения доступа к документу ("секретно", "конфиденциально"), адресат гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, отметка о наличии приложений подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, печать, отметка о завершении копии, фамилия исполнителя и номер его телефона отметка об исполнении документа и направлении его в дело отметка о поступлении документа в организацию, отметка для автоматического поиска документа.

 Контрольная работа по делопроизводству

В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия- документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово "копия") и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск- полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка- копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу. По срокам хранения документы делятся на: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет). По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно- распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, конструкторская, технологическая и т. д. Унификация и стандартизация управленческой документации.

 Разработка мероприятий по управлению качеством

В самом деле, определив, кто и что должен делать в системе качества, нужно сказать, как, какими методами это должно делаться, по какой документации. Для выполнения большинства функций требуется, как правило, несколько документов. Например, для управления несоответствующей (бракованной) продукцией нужно, как минимум, иметь: - стандарт по анализу, учету и изоляции брака; - стандарт по удовлетворению претензий потребителей; - стандарт по разрешениям на отступления от документации при изготовлении продукции. Наибольшее количество документов требуется обычно для проведения операционного контроля в производственном процессе. Разработка нормативных документов системы качества и Руководства по качеству После определения состава и состояния документации системы качества следующий этап – разработка и корректировка конкретных нормативных документов, в которых должны быть изложены методы выполнения функций и задач в системе качества. На этом этапе происходит наполнение системы качества требуемым внутренним содержанием. Для разработки и корректировки нормативных документов отдел управления качеством должен составить, утвердить у руководства и отследить соответствующий план-график с указанием исполнителей и сроков работ.

 Понятие о корреспонденции

Термины и определения», ГОСТ Р 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Изменение №1 к ГОСТ Р 6.30-97 а также «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». Раздел 1. Общая характеристика документа, требования, предъявляемые к его оформлению 1.1.Понятие и функции документа Как известно, деятельность всех юридических и физических лиц в той или иной мере связана с документооборотом. Однако статус самих документов не всегда определяется достаточно точно, а это в свою очередь может привести к возникновению различного рода правовых проблем. Итак, Словарь русского языка С.И. Ожегова дает следующее определение: "Документ - это деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-либо". И, хотя в этом определении налицо такие признаки документа как бумажный носитель и доказательственная сила оно является неполным и даже несколько устаревшим.

 Унификация и стандартизация управленческих документов

Содержание Унификация и стандартизация управленческих документов 3 Приказ об итогах работы с документами в 2001г. В ОАО”Родина” 15 Список использованной литературы 16 1. Унификация и стандартизация управленческих документов. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: . государственные стандарты (ГОСТ). . отраслевые стандарты (ОСТ); . республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Работа по унификации включает: . разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; . внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД: . внедрение разработанных ОКТЭИ; . ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; . разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; . разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

 Шпaргалки по документальному обеспечению управления

Стандартизация – форма юридического закрепления, приведенной унификации и уровня ее обязательности. В России деятельность стандартизации координируется государственными органами стандартизации, при этом оформляется виде межгосударственных(ГОСТ), государственных(ГОСТН), отраслевых(ОСТ), республиканских(РСТ) стандартов и стандартов предприятий, организаций, учреждений(СТП). Стандартизация – это сложный процесс, в ее состав входят такие элементы, как унификация, типизация и т.д. Типизация, в документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.8.система документации. Основные системы документации, применяемые в РФ. Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается совокупностью документов определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих. Система документации – совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной деятельности. В литературе и практической деятельности, прежде всего, выделяют функциональные и отраслевые системы документации.

 История и теория денег

Безналичные деньги, т.е. деньги на банковских счетах. Они используются предприятиями во взаиморасчетах, банками безналичным оборотом, также гражданами, хранящими деньги на счетах в банках. Символические деньги. Денежное средство, стоимость и покупной спрос которого как денег существенно выше, чем издержки их выпуска, возможная выручка от продажи материала, из которого изготовлены денежные знаки или от их реализации в качестве сувениров. Денежные чеки занимают значительное место в денежной системе и денежном обращении развитых стран. Чек – это приказ банку о выдаче денег со счета владельца чека предъявителю. Чеки обретают возможность выступать в качестве инструмента платежа благодаря наличию депозитного вклада. Дорожные чеки. Продаются банками и бюро путешествий, воплощают в себе кредитные билеты. Электронные деньги. Преобразование бумажных денежных документов в документацию на машинных носителях информации. пластиковые кредитные карточки; дебетовые карточки. Деньги, хранящиеся в банках и тем самым предоставляющие банку в кредит с правом их использования до времени возврата вкладчику, именуют кредитными деньгами или банковскими деньгами.

 Сертификация туристского продукта

Закон сохранил принципиальные положения осуществления добровольной сертификации, в частности, осуществления подтверждения по инициативе заявителя на условиях договора между заявителем и органом по сертификации.В соответствии с новой системой документации новая добровольная сертификация проводится на соответствие национальным стандартам, стандартам организаций, характеристикам услуг, предусмотренным системами добровольной сертификации или договорами. Следует отметить, что два последних документа раннее не предусматривались. С другой стороны, в указанный перечень документов, на соответствие которым проводится добровольная сертификация, не включены ТУ, рецептуры и подобные им технические документы, хотя ранее они в законодательстве упоминались. Также необходимо отметить тот факт, что добровольное подтверждение соответствия на территории Российской Федерации осуществляется в форме добровольной сертификации. Обязательное подтверждение соответствия осуществляется в формах: . принятия декларации о соответствии . и обязательной сертификации. 2. Система добровольной сертификации. 2.1.добровольная сертификация туристского продуктаПорядок создания и функционирования системы добровольной сертификации претерпел существенные изменения.

 Ответы к ГОСам в МЭСИ по управлению персоналом

Однако, Принимается решение о процесса адаптации права напрямую включении кандидата в (организация связаны с резерв семинаров, курсов по обязанностями, а различным вопросам ответственность адаптации, проведение является следствием индивидуальных бесед неисполнения или руководи геля с новым ненадлежащего сотрудником, исполнения использование метода обязанностей. К постепенного должностной усложнения выполняемых инструкции заданий, выполнение предъявляются две разовых общественных группы требований: поручений для - по оформлению и установления контактов содержанию; работника с - по расположению коллективом, реквизитов. проведение специальных Обе группы содержатся ролевых игр по в ГОСТ Р 6.30-97 сплочению Унифицированные сотрудников); системы документации. организации Унифицированная информационного система обеспечения процесса организационно-распор адаптации (сбор и ядительной оценка показателей ее документации. уровня и Требования к длительности). оформлению документов (постановление Госстандарта от 31 июля 1997 года 273), который вступил в силу 1 июля 1998 года. 86. Роль решений в 87. Функции службы 88. Модели менеджмента 89.

 Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов

Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

 Экзаменационные билеты по делопроизводству за первый семестр 2001 года

Предварительное рассмотрение входящих документов как второй этап обработки входящих документов. Зав. кафедрой Экзаменационный билет по предмету ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Билет № 1110) Дайте определение термина «реквизит». Дайте определение термина «организационные документы». Укажите цель инициативной докладной записки. Назовите особенности приказа по личному составу. Укажите группы, на которые делятся все дела, подготовленные на архивное хранение. Зав. кафедрой Экзаменационный билет по предмету ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Билет № 1211) Перечислите элементы реквизита «адрес». Элементы реквизита «резолюция». «Письмо-претензия» как разновидность служебного письма. Перечислите основные разделы текста резюме. Укажите, что является основанием систематизации документов на персональном компьютере. Зав. кафедрой Экзаменационный билет по предмету ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Билет № 1312) Назовите размеры полей для документов системы организационно- распорядительной документации (ОРД), которые установил ГОСТ Р.6.30-97. Назовите элементы реквизита «исполнитель». «Письмо-подтверждение» как разновидность служебного письма. «Автобиография» как вид документа.

 Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

 Документооборот фирмы стандарты

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники. Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др.