Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов

 500 советов секретарю

Оформление дела это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оно начинается с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства или секретарем. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи. При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела

 Экспертиза ценности документов

В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой. Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению в архиве; в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив1. Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России. Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем.

 500 советов секретарю

Возможности использования PDF-Archive формата в электронных архивах ограничены: в частности, формат PDF-A не подходит для архивного хранения аудиовизуальных документов. Подводя итоги: следует отметить, что ни один из форматов электронных документов не может считаться универсальным для длительного архивного хранения, поскольку довольно быстро меняются техника, технологии и программное обеспечение. 3. Управление документами электронной почты Электронная почта как средство приема-передачи сообщений между компьютерами путем использования электронных сетей это эффективный инструмент внутренней и внешней управленческой коммуникации организации. Преимущества технологии электронной почты вызвали ее быстрое распространение во всем мире. Возможность быстро получать и передавать информацию, а также возможность общаться с клиентами и коллегами из любой точки земного шара считаются двумя основными преимуществами электронной почты. В то же время 19 % американцев считают, что они тратят слишком много времени на чтение сообщений и подготовку ответов

 Экспертиза ценности документов

Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа: Первый этап проводится в текущем делопроизводстве: при разработке и составлении номенклатуры дел; 1. При регистрации документов; 2. При направлении исполненных документов в дела; 3. При формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам. Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации. Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив. Порядок проведения экспертизы ценности документов Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве в процессе формирования дел. В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации. В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка дел, к последующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов.

 Эффективное делопроизводство

Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения». ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца». ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования». ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи». Нормативные документы Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов. 1. Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления

 Билеты к экзамену по архивоведению

В настоящее время государственные и негосударственные архивы заключают договора о сдаче документов последних на госхранение, о порядке их использования. Работы, связанные с подготовкой и передачей документов на госхранение проводятся силами учреждений-сдатчиков и за их счет. 24. Организация архивного учета документов, дел и фондов. Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов, т.е. "обеспечение физической сохранности документов и их учет". Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива .

 Шпаргалки по нотариату

Уничтожение документов производится после того, как описи дел постоянного хранения утверждены архивным учреждением. Все документы до сдачи в архив должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях обеспечивающих сохранность. Изъятие и выдача документов из дел не разрешается. В исключительных случаях по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их произвостве угол делами такое изъятие может быть произведено с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, составлением протокола выемки или запроса суда. В случае расторжения договора отчуждения из архива конторы выдается правоустанавливающий документ продавцу (дарителю), имевшийся у него до заключения расторгаемого договора об отчуждении им-ва. По окончании года в нотариальной конторе производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах, производится их оформление, дела постоянного или долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3-4 прокола.

 Работа с документами

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями , разработанными архивными учреждениями и изложенными в « Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления.» Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения . В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения. 2. Экспертиза ценности документов. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы , при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

 Служебные записки, распоряжения, инструкции и другие внутренние документы компании

На все оформленные и подготовленные к сдаче в архив дела составляются описи. По каждому делу в опись вносятся: порядковый номер, индекс дела, заголовок дела (в т.ч. и аннотация), дата, количество листов, примечания, срок хранения дела. Все эти данные переписываются с обложки дела. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том описи получает самостоятельный номер. Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются в государственные архивы. Руководителям негосударственных предприятий часто неизвестно, что их документы составляют негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации. Собственники таких документов имеют право на передачу их по соглашению на хранение в государственные архивы (см. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах). 3. Правила подготовки служебных записок. В чем заключаются функции служебных записок? Служебная записка— это письменное сообщение для использования внутри организации. Традиционно письма применяют для внешних связей, в то время как служебные записки обычно предназначены исключительно для внутренних коммуникаций.

 Основные направления реформирования российского уголовно- процессуального законодательства

В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу: К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: № 28-к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), № 12- км - о командировании, № 45-о - об отпуске, № 32-п - о поощрении. Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников. Подготовка дел к архивному хранению. Сроки хранения документов в архиве.

 Областное государственное учреждение "Государственный архив Саратовской области"

Каждая опись имеет самостоятельную валовую нумерацию. Исключение из этого правила составляют три фонда периода до октября 1917г.: 1. Саратовское губернское жандармское управление (ф. 53) 2. Саратовское охранное отделение (ф. 57) 3. Поволжское районное охранное отделение (ф. 51) В этих фондах нет сплошной валовой нумерации по описи, дела пронумерованы в пределах годовых разделов. Поэтому в требованиях на дела этих фондов необходимо указывать не только номер единицы хранения, но и год. Например: ф. 51, оп, 1905 г., д. 24. Описи фондов завершаются итоговой записью. В ней указываются количество и номера дел, внесенных в опись, фиксируются наличие в описи дел с литерной нумерацией, номера механически пропущенных и выбывших дел. При заполнении требования на выдачу документальных материалов пользователям необходимо сверять номера запрашиваемых дел с итоговой записью описи, чтобы не вносить в требование утраченные дела. 2.2 Приём документов в архив и их архивное хранение. Комплектование и обеспечение сохранности ГАСО осуществляет экспертизу ценности с определением сроков хранения документов, их научно-техническую обработку, в том числе документов по личному составу, а также подготовку документов различных организаций г.

 Современная организация и технология документационного обеспечения управления

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем предприятия. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия. 8. Подготовка и передача дел в архив организации Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов – создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

 Экспертиза ценности документов

Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК или ЦЭК организации. Подготовка электронных документов при отборе их к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: • составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации); • проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив; • запись ЭД на машинные носители; • проверка качества записи; • описание ЭД; • проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хране­ния и по личному составу; • подготовка комплекта сопроводительной документации.

 История создания и научная деятельность Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивоведения

Параграф Основных правил «Организация проведения экспертизы ценности документов» начинается неизменной констатацией того, что экспертиза ценности документов проводится, во-первых, в делопроизводстве — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив, во-вторых, в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. Совсем исключены параграфы о нормативно-методической основе проведения экспертизы ценности. Главную роль в организации и проведении работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации образующихся в процессе деятельности организации, играет экспертная комиссия (ЭК, ЦЭК). Параграф «Оформление результатов экспертизы ценности документов» сокращен за счет сведений об организациях, не образующих документы постоянного хранения. Зато о них сказано в Перечне следующим образом. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации – 10 лет.

 Основы документационного обеспечения управления

Вскоре при каждой коллегии стал стоять и прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В случае крайней волокиты он должен был доносить об этом генерал-прокурору Сената. Кроме того, в его обязанности входило наблюдение за исполнением указов. Для этого он имел особую книгу, на одной стороне которой он отмечал, когда и какой указ состоялся, а на другой – что по указу исполнено и когда. При прокуроре учреждался и штат сотрудников – фискалов. «Генеральный регламент» установил процедуру рассмотрения и решения вопроса, она включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрении и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения, завершающей стадией устанавливалось архивное хранение дел. Особенностью регистрации документов в коллежской системе делопроизводства было то, что регистрация сопровождала документы в течении всего процесса производства дела, а после – и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие.

 Вопросы и ответы к экзамену по делопроизводству

Документы, хранящиеся в архиве, в любой момент могут потребоваться для ознакомления или изучения историкам, политикам, хозяйственникам или любому гражданину. Использоваться ими могут только те документы, которые попали в архив – это единственно объективная информация. Возможна выдача дел для проведения дезинфекции (обработка от инфекции и грибка) и дезинсекции (обработка от насекомых). Оформление дел с документами. (Рогожин М.Ю. «Делопроизводство. С учетом новой Типовой инструкции по делопроизводству». – М.: издательство Индекс-Медиа, 2007) Дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения, конфиденциальные, секретные, а также дела по личному составу должны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению. Они должны быть обязательно дополнительно оформлены и описаны в унифицированных учетных архивных формах. Оформление дела – это подготовка дела к хранению. Оно включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. В зависимости от сроков проводится полное или частичное оформление дел.

 Организация работы по подготовке к архивному хранению документов современных политических партий, организаций, движений на примере центра новейшей истории Тульской области

В течение многих лет система партийных архивов развивалась независимо от государственной архивной службы, по своим собственным правилам. Многие бывшие партархивы, приобретя статус государственных архивохранилищ, стали комплектоваться документами общественно – политических партий и движений, независимо от политических взглядов и убеждений проводили комплекс работ с документами бывших партийных органов, поступивших на государственное хранение. Работа с современными общественными объединениями - дело для архивистов новое, организация комплектования их документами значительно отличается от комплектования госархивов документами государственных учреждений, а также общественных организаций , существовавших в советское время. Тема работы выбрана не случайно, поскольку организация работы по подготовке к архивному хранению документов современных политических партий, организаций, движений является важной функцией в пополнении архива документами. В работе делается попытка выделить круг основных вопросов данной проблемы и выработать ряд мер, необходимых для полноценной организации работы с источниками комплектования, а, следовательно, регулярное пополнение ЦНИТО документами современных политических, организаций, движений.

 Реферат по делопроизводству с вопросами: Подготовка документов к архивному хранению, Правила оформления реквизитов №№16, 19, 20, 22, Контракты (договоры)

Подготовка документов к архивному хранению. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает: экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; « оформление дел; описание документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение их сохранности; передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК).