Разработка информационной технологии организации электронного документооборота

 Информатика: конспект лекций

В типовой состав рабочих операций в офисе входит: подготовка материалов, печать, ведение картотек, выверка документов, работа с почтой, поиск информации, поддержание информационных фондов, выполнение расчетов, ведение деловых разговоров по телефону, работа за терминалом. Производственный офис характеризуется большими объемами однотипной работы, ее четкой формализацией, жестким распределением функций сотрудников. В таком офисе суть автоматизации заключается в формировании и поддержании крупных информационных фондов, их систематизации, производстве выборок данных. Электронный офис представляет собой реализацию концепции всестороннего использования в офисной деятельности компьютерных средств и средств связи при развитии традиций предшествующих форм деятельности. Основными функциями и средствами электронного офиса являются: обеспечение доступа к документам без их дублирования на бумаге; прием документов, их контроль и оформление; дистанционная и совместная работа служащих над документом, электронная почта; персональная обработка данных; составление документов и их размножение; обмен информацией между базами данных; автоматизация контроля за документоведением; организация электронного документооборота; информационная поддержка принятия решения; участие в совещаниях с использованием средств удаленного доступа; работа с автоматизированными информационными системами и пр

 Экспертиза научной и практической ценности документов

Настало время всеобщей компьютеризации и информатизации. Предприятия, организации, учреждения используют в своей деятельности информационные технологии. Система электронного документооборота позволяет четко контролировать жизненный цикл документов от их создания до передачи на хранение с учетом требований предприятия, а также отраслевых стандартов и законодательства. ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ЭКСПЕРТИЗЕ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В процессе делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях ежегодно создается десятки миллионов документов. При этом ценность содержащейся в них информации различна. Значительная часть документов содержит информацию справочного, разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение, и дальнейшее их хранение становится нецелесообразным. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Наконец, есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию, и такие документы хранятся постоянно.

 Революционное богатство

Была образована особая структура специально обученная «информационная милиция», и разработана доктрина нападения не только на военные цели противника, но и на зарубежные деловые сети, исследовательские центры и коммуникационные системы. Согласно одной теории, информационная технология позволяет вести войну силами уже не только одних солдат, но и с помощью сотен миллионов гражданских лиц, к которым могут присоединиться еще и симпатизирующие им люди из других стран. Объединяясь в единую компьютерную сеть, создавая таким образом гигантский сверхмощный компьютер, они могут успешно внедриться в жизненно важные инфраструктуры противника, в том числе его финансовые сети, и нанести мощный удар по гражданским целям. Особенно успешной может оказаться такая атака против США страны, более всех других зависящей от своей информационной технологии и электронных коммуникаций. Это, по мнению многих экспертов, будет не что иное, как современная версия того, что председатель Мао называл «народной войной». Однако китайские энтузиасты информационной войны, по всей вероятности, не учитывают того факта, что Мао говорил о «народной войне», целью которой была не защита своего правительства, а попытка сбросить его

 Автоматизация процессов документооборота

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач: - исследование понятия информационных технологий, видов, специфики и способов их внедрения с целью совершенствования ДОУ; - рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией; - классификация, сравнение и характеристика данных продуктов; - разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией; - внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках смоделированного предприятия; - анализ полученных результатов. 1. Теоретическая часть 1.1 Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления Времена меняются, и на смену классическому «бумажному» делопроизводству приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем – систем электронного документооборота. Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации.

 Целостный метод - теория и практика

Совокупность «ПМК-грамотность» и «ФПИ-доступность» в сочетании с Принципом органичности пополнения знаний специалиста представляют собой основные компоненты модели целостного взаимодействия специалиста и поставляемого ему знания. Если условия «ПМК-грамотность» и «ФПИ-доступность» в сочетании с Принципом органичности соблюдаются, то информация-сведение о знании потребляется специалистом предприятия и преобразуется им в собственное знание, соответствующее предложенной здесь общей модели знания специалиста в виде целостной и целой системы и направленное на решение задач производства конкретного результата. • Результативность системной технологии для управления знаниями можно показать на примере применения Принципа целостности для трех разных примеров. Первый пример – создание бесшумного теплоотводящего устройства для компьютерной техники (глава 3). Второй пример (глава 3) – формирование и практическое применение принципа единого инструмента для всех субъектов государственного регулирования тарифов естественных монополий, одобренного ФСТ России, использованного компанией ЗАО ПФК «СКАФ» при разработке информационной технологии «ИПАК СКАФ»[135] , проходящей внедрение в практику в регионах России и на федеральном уровне

 Внедрение новых компьютерных и информационных технологий в учебно-воспитательный процесс

Для этого необходимо реализовать следующее: подготовка учителей в Воронежском региональном центре Интернет-образования; адаптация расписания для проведения уроков с использованием ИКТ и для работы учащихся над проектами; создание школьной медиатеки; оснащение школьной медиатеки необходимым оборудованием и подключение к Интернет; накопление информационных ресурсов в школьной медиатеке. 2. Организация различных форм получения дополнительного образования на базе информационно-коммуникационных ресурсов школы: отбор образовательных ресурсов для организации проектной деятельности учащихся и получения дополнительного образования; развитие информационного пространства школ района с созданием доменного ресурсного центра; создание конференц-зала для проведения уроков-лекций с использованием компьютерных и информационных технологий; организация самообразования и дистанционного образования. 3. Информатизация управленческой деятельности: полный перевод документооборота школы в электронный формат; создание автоматизированных рабочих мест директора, завуча, секретаря, библиотекаря; подключение всех автоматизированных рабочих мест в доменную систему информационного пространства школы.

 Модель электронного документооборота на примере ЗАО "Bona Fide"

Возможна жесткая, свободная и смешанная маршрутизация, с параллельным и последовательным выполнением работ. Данные системы применяются, прежде всего, для автоматизации документооборота и рутинных многошаговых офисных операций. Технологии организации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянного обмена документами. Системы, реализующие эти технологии, относят к типу groupware - программные системы для рабочих групп. К основным задачам, которые они решают, относят задачи хранения, просмотра и совместного использования документов. Кроме того, они могут осуществлять маршрутизацию документов, календарное планирование. Эффективность функционирования такой системы обеспечивается такими ее важнейшими компонентами, как развитая система защиты документов, в том числе система управления доступом к документам, системы синхронизации изменений в различных базах данных, система обмена информацией . На сегодняшний момент такое распределение систем достаточно условно, так как последние версии наиболее популярных систем стараются объединять все эти и еще многие другие технологии, например платформа Lo us Domi o. 1.5. Характеристика систем электронного управления документами (ЭУД) Для решения тех проблем, которые указанны выше, крупные предприятия, имеющие филиалы или территориально отдаленные подразделения, прибегают к внедрению и использованию корпоративных информационных систем.

 Системы предварительного информирования

Важной проблемой до последнего времени была проблема организации электронного документооборота. В настоящий момент в связи с решением проблемы формирования и верификации электронно-цифровых подписей (ЭЦП) и решением проблемы ее юридической силы, система предварительного информирования получит новые возможности для развития. Системы предварительного информирования эффективно используются во многих развитых странах мира, и в Российской Федерации ее развитие является необходимым, для успешного функционирования таможенной системы в условиях увеличения грузопотоков а так же в условиях интеграции страны в мировую экономику. Список использованной литературы Афонин П.Н. Информационные таможенные технологии. Учебник. СПб.: РИО СПб филиала ГОУВПО РТА. 2006. – 372 с. Афонин П.Н., Фетисов В.А. Информационные технологии глобальных сетей. СПб: СПб им. В.Б.Бобкова филиал РТА. 2001. – 98 с. Берков Е.А., Галанжин Е.Ф. Учебное пособие в помощь слушателям, изучающим таможенное дело. М., 1988. Малашенков Ю.В. Информационные технологии в таможенном деле: Учеб. пособие. – Владивосток: ВФ РТА, 2003. – 265 с. Мовчан И.И.,Таможенные вопросы в деятельности российских предпринимателей. М., 1993 . 1 Афонин П.Н. Информационные таможенные технологии. Учебник. СПб.: РИО СПб филиала ГОУВПО РТА. 2006. 2 Малашенков Ю.В. Информационные технологии в таможенном деле: Учеб. пособие. – Владивосток: ВФ РТА, 2003. – 265 с. 3 Афонин П.Н., Фетисов В.А. Информационные технологии глобальных сетей. СПб: СПб им. В.Б.Бобкова филиал РТА. 2001

 Информатика сегодня

Кроме положительных моментов прогнозируются и опасные тенденции: o все большее влияние на общество средств массовой информации; o информационные технологии могут разрушить частную жизнь людей и организаций; существует проблема отбора качественной и достоверной информации; o многим людям будет трудно адаптироваться к среде информационного общества. Существует опасность разрыва между "информационной элитой" (людьми, занимающимися разработкой информационных технологий) и потребителями. Ближе всех на пути к информационному обществу стоят страны с развитой информационной индустрией, к числу которых следует отнести США, Японию, Англию, Германию, страны Западной Европы. В этих странах уже давно одним из направлений государственной политики является направление, связанное с инвестициями и поддержкой инноваций в информационную индустрию, в развитие компьютерных систем и телекоммуникаций. Федеральный закон 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ Принят Государственной Думой25 января 1995 года Об информации, информатизации и защите информации Глава 4. Глава 4. Информатизация, информационные системы, технологии и средства их обеспечения Статья 16.

 Стандартизация и сертификация продукции в условиях рынка

Государственные стандарты Украины разрабатываются на организационно- методические и общетехнические объекты, а именно: - организацию проведения работ по стандартизации, научно-техническую терминологию, классификацию и кодирование технико-экономической информации, техническую документацию, информационные технологии, организацию метрологических работ, достоверные справочные данные о свойствах материалов и веществ; - продукцию общемашиностроительного применения; - составляющие элементы народнохозяйственных объектов государственного значения (транспорт, связь, энергосистему и др.); - продукцию межотраслевого назначения; - продукцию для населения и народного хозяйства; - методы испытаний. Государственные стандарты Украины содержат обязательные и рекомендационные требования. К обязательным относятся: - требования, обеспечивающие безопасность продукции для жизни, здоровья и имущества граждан, ее совместимость и взаимозаменяемость, охрану окружающей среды, и требования к методам испытаний этих показателей; - требования техники безопасности и гигиены труда со ссылками на соответствующие санитарные нормы и правила; - метрологические нормы, правила, требования и положения, которые обеспечивают достоверность и точность измерений; - положения, которые обеспечивают техническую совместимость во время разработки, изготовления, эксплуатации продукции.

 Планирование и банковский менеджмент

Планирование как составная часть банковского менеджмента Сфера банковского планирования и его роль в деятельности банка. Перечисляя характеристики надежного управления банком авторы монографии «Банки на развивающихся рынках»1 особо выделяют следующие из них: 1) Лидерство и компетентность руководства в стратегическом анализе, планировании, выработке политики и в управленческих функциях; 2) Качество планирования; 3) Управление рисками (кредитными, процентными, валютными); 4) Управление ликвидностью банка; 5) Управление прибыльностью деятельности банка, его отдельных подразделений и операций; 6) Управление человеческими ресурсами; Создание систем контроля: аудит и внутренний аудит, мониторинг доходности, ликвидности, рисков; Единая информационная технология: комплексная автоматизация документооборота, бухгалтерского учета, текущего анализа и контроля и стратегического планирования. Действительно, современный коммерческий банк работает в условиях жесткой конкуренции со стороны других финансовых организаций. Он вынужден постоянно бороться за своих клиентов и их ресурсы, предлагать новые банковские продукты и услуги, которые обеспечили бы ему и его клиентам необходимую прибыль, при этом демонстрируя всем свою надежность, стабильность и способность очень быстро реагировать на неожиданные изменения рыночной конъюнктуры, что заставляет банк хеджировать риски, возникающие в процессе его деятельности.

 Проектирование системы электронного документооборота для гимназии

Исходя из реалий нашего времени, можно сделать вывод о том, что традиционная форма ведения документооборота устарела и должна быть заменена на электронную форму документооборота. Целью данного курсового проекта является проектирование Системы электронного документооборота для школы, внедрение которой позволит решить следующие задачи: формирование единой БД по ученикам; формирование единой БД по сотрудникам; автоматизация всех видов отчетности гимназии; ведение электронного архива по всем видам документации, используемой организацией Заказчиком, т.е. гимназией. Программа, разрабатываемая в рамках данного курсового проекта предназначена для автоматизации документооборота, осуществляемого внутри гимназии. Актуальность выбранной темы обусловлена необходимостью повышения эффективности работы гимназии, посредством уменьшения времени, необходимого для заполнения всей учетной и учебной документации, используемой школой в процессе ее работы. Также разработка и внедрение систем электронного документооборота является перспективным и актуальным в свете последних инициатив президента РФ.

 Разработка системы автоматизированного электронного документооборота для предприятия

К составляющим эффективность при использовании данной системы электронного документооборота можно отнести также следующее: - во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства; - организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью; - система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами. - создаются условия для резкого ускорения прохождения документов по организации, особенно при организации электронного документооборота. - минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, надо иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих мест, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться, как показывает опыт, в несколько раз. - качественный выигрыш достигается организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем — в повторном вводе реквизитов текстов полученных документов.

 Переход к информационному обществу: дорога в будущее

Существует опасность разрыва между « информационной элитой » ( людьми, занимающимися разработкой информационных технологий ) и потребителями. ( Пример: Мне лично приходилась встречаться с людьми, практически ничего не понимающими в технике, но утверждающими, например, что ЭВМ и компьютер - две разные вещи. Хотя вышедший сейчас из употребления термин ЭВМ - это ранне-советский аналог английского слова compu er ( вычислитель ). По- видимому, это является пережитком того времени, когда каждое предприятие, так или иначе связанное с электроникой, выпускало свой собственный компьютер, носивший гордое название, что-то вроде АРМ, УКНЦ, ДВК, РМУ. Но именно из тех первых программистов работающих на этих ископаемых, абсолютно ни с чем не совместимых мамонтах, родились сегодняшние специалисты экстра - класса, ценимые за рубежом ( т.е. не в России ) на вес золота . ) Роль информатизации в развитии общества Что такое процесс информатизации общества Деятельность отдельных людей, групп, коллективов и организаций сейчас все в большей степени начинает зависеть от их информированности и способности эффективно использовать имеющуюся информацию.

 Системы управления электронным документооборотом

Министерство Образования Российской Федерации Государственный Университет Управления Институт Национальной и Мировой Экономики Реферат по дисциплине «Информационные системы в экономике» на тему: Системы управления электронным документооборотом. Выполнила: студентка МЭС3-2 Репина Мария Руководитель: Лобанова А.М. Москва 2003 Оглавление.Введение. 4 1. Системы управления документами. 5 1.1. Определение СУД. 5 1.2. Общие требования к системе документооборота. 5 1.3.Классификация СУД. 6 2.Функции и задачи систем управления документами. 16 3. Возврат инвестиций от вложений в СЭД 20 4. Проблемы организации электронного документооборота. 21 Заключение. 24 Список литературы. 26 Введение. В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше.

 Билеты по криминалистике

Существует много конкретных способов применения электронно- вычислительных машин в целях раскрытия, расследования и предупреждения преступлений, но все они основаны на хранении, переработки и анализа информации и с помощью ЭВМ. Прежде всего ЭВМ применяются в различных автоматизированных информационно-поисковых и координационных центрах для решения задач регистрации и ведения оперативно-справочных и криминалистических учетов. В частности, на основе ЭВМ создаются базы данных криминалистически важной информации – учета личности, дактилоскопического учета, учета по признакам внешности, голоса, по способам совершения преступлений и т.д. Они позволяют быстро и точно найти требуемую информацию и предоставить ее следствию, что способствует оперативному раскрытию преступлений. Кроме того, ЭВМ широко применяется и в делопроизводстве правоохранительных организаций. Электронный документооборот служебных документов и переписки, заявлений граждан значительно ускоряет работу и освобождает сотрудников правоохранительных органов от излишней механической работы (например, лишь около 40 % времени следователя занимает собственно работа по расследованию преступлений, остальное время расходуется на оформление документов и прочую работу с бумагами).

 Автоматизация работы отдела планирования компании ООО "Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия"

На сервере БД установлено ПО MS SQL server 2005, а также размещены файлы MS SQL Maes ro 7.10. На сервере печати установлено ПО Fou da io pack 2.1 server. На VP сервере установлено ПО VP server 2.0. ПО сервера БД взаимодействует с ПО VP сервера по протоколу ODBC 1.1. VP сервер взаимодействует с интернетом, ПО I er e Explorer 7.0 и ПО Kaspersky Perso al 6.0 по протоколу H P 1.0. Все серверное ПО взаимодействует с ПО рабочих станций по простому протоколу управления сетью S MP 2. Для устранения угроз информационной безопасности в организации разработана политика информационной безопасности. Она подразумевает как меры с использованием информационных технологий, так и меры организационного характера. К мерам организационного характера относятся: запрет разглашения конфиденциальной информации; хранение документации (как на бумажном, так и на электронном носителе) только в специально отведенных местах. К мерам, с использованием информационных технологий, относятся: электронно-цифровая подпись; брандмауэр; антивирусная программа Kaspersky perso al 6.0; Remo e Admi is ra or 2.1. Рассмотрим основные угрозы информационной безопасности и методы их устранения.

 Разработка Табеля унифицированных форм документов

1. Общие положения 1.1. Табель форм документов – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения. 1.2. Табель является: – справочником, содержащим в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности отдела; – справочником, позволяющим осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов; – справочником оптимизации документооборота (так как содержит основные этапы подготовки документов); – справочником контроля за деятельностью исполнителей; – справочником учета форм документов, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов. 1.3. Табель решает следующие задачи: – оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе; – классификация применяемых в деятельности отдела форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности; – унификация состава и форм управленческих документов, сокращение применяемых форм документов, исключение из форм документов дублирующих показателей; – унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в отделе; – упорядочение в целом документационного обеспечения отдела в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота.