Методика составления индивидуальной номенклатуры дел

 Современные требования к кадровой службе (отделу)

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики

 Делопроизводство и экспертиза документов

Номенклатура дел и ее понятие Основой для достижения информационной совместимости поисковых массивов служат классификационные справочники, одним из которых является номенклатура дел. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную. Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые распространяется. Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которая должна иметь каждая организация. Индивидуальная номенклатура – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году.

 Делопроизводство для секретаря

Сначала составляют номенклатуры дел структурных подразделений, где определяются названия дел, устанавливаются сроки их хранения в архиве. Затем составляется сводная номенклатура дел. После ее утверждения этот документ направляется во все подразделения предприятия и является обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается. При составлении конкретных (индивидуальных) номенклатур дел должна учитываться специфика конкретного предприятия, учреждения. Также следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру. Сводная номенклатура дел отражает документы всего предприятия и состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы. Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивным работником предприятия. В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия

 Номенклатура дел виды, роль и значение

В этом случае в одно дело объединяются документы разных корреспондентов, находящихся на определенной территории. 6. Хронологический. По хронологическому признаку группируются документы за какой-либо определенный период. По этому признаку группируется бухгалтерская отчетность. В некоторых случаях документы группируются в дела по нескольким признакам сразу. Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры вставляются резервные номера. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись' о количестве заведенных дел (томов). 1.2 Оформление сроков хранения дел Большое значение для повышения эффективности примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия по классификации и систематизации документов при составлении индивидуальных номенклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурах дел. Особенно это актуально для современных хозяйственных коммерческих структур в связи с появлением крупных новых комплексов документации, не бывшей ранее в обращении, и необходимостью обеспечения их сохранности.

 500 советов секретарю

Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, возвращаются исполнителю для доработки, подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают. Дела формируются централизованно (в канцелярии, у секретаря) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета 02, бухгалтерия 04 и т. д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив. Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т. д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле регистраторе или скоросшивателе

 Порядок формирования и удостоверения номенклатуры дел

Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел. Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер. Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру1. При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации.

 Работа с документами в подразделениях МВД России

Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы и является основным учетным документом дел текущего года. Номенклатура дел является основным регистрационным документом дел текущего года и основанием их регистрации после окончания ведения в журнале учета законченных производством дел. Порядковые номера дел по номенклатуре дел являются номерами дел текущего года. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности органа внутренних дел. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об органе внутренних дел, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. В каждом органе внутренних дел составляется сводная номенклатура дел. В структурных и подчиненных (подведомственных) подразделениях, имеющих самостоятельное делопроизводство, в зависимости от объема документооборота и места дислокации допускается составление отдельных номенклатур дел.

 Производственная (профессиональная) практика

Беседа с директором ЦБС об организации библиотечного обслуживания: история, структура ЦБС, структурные подразделения ЦБ, их функции, характеристика работы. Подготовка общей характеристики библиотеки-базы практики: зона обслуживания, штат, структура отделов, их функции, система стационарного и внестационарного обслуживания, использования МБА Изучение:- библиотечного фонда; - состава, основных групп пользователей; - цифровых данных, характеризующих объем работы библиотеки; - информационных технологий;- номенклатуры платных и бесплатных услуг;- материально-технической базы. Знакомство с Уставом (Положением) библиотеки, с должностными и нормативно-технологическими инструкциями. Изучение плана работы библиотеки на текущий период практики и составление индивидуального плана в соответствии с программой практики и планом библиотеки. Библиотековедение. Библиографоведение. Библиотечный каталог. Библиотечные фонды. Комплектование библиотечных фондов. Методика комплектования библиотечных фондов; аналитико-синтетическая обработка документов. Библиотечный фонд, принципы его формирования, планирование комплектования, виды, источники комплектования, прием, учет обработка и выбытие документов.

 Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще. Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях. Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренними (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно – хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия. 1.Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии (в организации).

 Ведение делопроизводства в филиале "Павловомежрайгаз"

Оттиск печати на документе должен захватить часть наименования должностного лица, подписавшего документ. (Приложение №4). В соответствии с ЕГСД директор филиала "Павловомежрайгаз" может издавать два вида распорядительных документов: приказы и распоряжения. Приказы делятся на две группы: - приказы по основной деятельности (производственные). (Приложение №5); - приказы по личному составу (кадровые): о приеме на работу (Приложение №6); о переводе на другую работу (Приложение №7); о прекращении трудового договора (Приложение №8); о предоставлении отпуска (Приложение №9). Проекты приказов в филиале "Павловомежрайгаз" готовят должностные лица по направлениям их деятельности, а распоряжения издает директор или главный инженер. К основным служебным документам относятся: - служебные письма; - протоколы; - договоры; - акты; - телеграммы (Приложение №10); - телефонограммы (Приложение №11). СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ После исполнения документы группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности, подшитый в отдельную обложку.

 Планирование маркетинга на примере «25ГосНИИ МО РФ»

Проведение маркетинга, как было показано выше, тесно связано с планированием деятельности и внутренней организацией самого предприятия, так как исследование рынка проводится с целью правильного распределения ресурсов фирмы, желающей производить товар, пользующийся спросом. Поэтому маркетинг должен рассматриваться как составная часть политики фирмы, неотделимая от ее управления. Ну и подводя итог можно сказать, что в целом планирование маркетинга является нужной и неотъемлемой частью организаций, не имея которого фирма не сможет ни только справиться со своими конкурентами, но и вряд ли разберется со своими делами вообще. Список литературы В. П. Буров. “Бизнес-план: методика составления”. Москва, 1995. Справочно-правовая система «Гарант» от 10.03.2001г. Устав «25 Государственного научно-исследовательского института Министерства обороны Российской Федерации». Б. Берман. “Маркетинг”. Москва, Экономика, 1991. Зайцев В.А. "Маркетинг" – М.: ГИНФО, 1999. – 184с

 Организация документооборота

Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами. Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если учредителем данного предприятия является государственное предприятие, сдающее документальные материалы в Центральный государственный архив народного хозяйства РФ (ЦГАНХ), то номенклатура дел согласовывается с его ведомственным архивом и после одобрения экспертной комиссией направляется на согласование с Центральной экспертно-проверочной комиссией ЦГАНХ. Пересогласование номенклатуры дел с ЦГАНХ РФ осуществляется раз в 5 лет. Ведомственный архив госпредприятия осуществляет контроль за составлением и использованием номенклатуры дел, за формированием и оформлением дел, в учрежденном им предприятии. Номенклатура дел дочернего предприятия визируется лицом, ответственным за организацию делопроизводства, подписывается заместителем директора, утверждается руководителем предприятия.

 Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве

Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п. Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

 Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

В иерархических системах управления для достижения единого подхода к классификации документов и обеспечения их необходимой сохранности в качестве нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, обязательные для подведомственных структур и устанавливающие унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации. Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел. Общегосударственные требования к минимальным срокам хранения документов, порядку составления, ведения и оформления номенклатуры дел устанавливает Государственная архивная служба России на основании данных ей Президентом и Правительством Российской Федерации полномочий. В номенклатуре дел должны найти отражение все документируемые участки работы организации, в том числе органов и подразделений, действующих на общественных началах (комиссий, советов, общественных отделов и т.д.), а также документы с грифами ограничения доступа к ним; в этом случае номенклатура дел также становится документом ограниченного доступа.

 Проблема подготовки педагогических кадров к инновационной деятельности

Студенты знакомятся с социальными и научными предпосылками возникновения инновационной педагогики, ее основными понятиями, творчески интерпретируют альтернативные подходы к организации школы, изучают основные источники развития альтернативной школы, знакомятся с различными типами инновационных учебных заведений и т.д. . Третий этап – освоение технологии инновационной деятельности. Знакомятся с методикой составления авторской программы, этапами экспериментальной работы в школе, участвуют в создании авторской программы, анализируют и прогнозируют дальнейшее развитие новшества, трудности внедрения. . Четвертый этап - практическая работа на экспериментальной площадке по введению новшества в педагогический процесс, осуществление коррекции, отслеживание результатов эксперимента, самоанализ профессиональной деятельности. На этом этапе формируется инновационная позиция учителя, как система его взглядов и установок в отношении новшества. . Конкретизацией названных этапов является технология способов, приемов, операций, последовательность выполнения которых обеспечивает решение поставленных задач, что представлено в таблице 2 (см. Приложение).2. Главным фактором инновационной подготовки учителя является развитие его индивидуального стиля деятельности, т.к. присвоение новшеств происходит на индивидуально-личностном уровне(6).

 Основы документационной системы управления

Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.Правила условно можно разделить на две части. В первой (разделы 2-4) детально освещены вопросы делопроизводственные:= требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;= порядок формирования дел в делопроизводстве;= организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;= порядок выделения документов к уничтожению;= подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.В другой части правил (раздел 5-14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.Для коммерческих организаций, не предающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива. Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный). Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям.

 Работа с документами

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями , разработанными архивными учреждениями и изложенными в « Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления.» Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения . В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения. 2. Экспертиза ценности документов. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы , при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

 Государственный финансовый контроль в Царской России

Не было единства кассы, существовали разные методики составления смет разных ведомств. В 1824 году отделение преобразовали в Особую канцелярию Министра финансов по кредитной части. В конце 50-х годов XIX века ей были переподчинены Экспедиция заготовления государственных бумаг, а также Сохранная и Ссудная казны, Приказы общественного призрения и сберегательные кассы. Начало царствования Александра II было продолжением того печального периода нашей финансовой истории, который начался с 1845 г. и характеризовался безостановочным владычеством дефицита, устранявшего возможность серьезного реформирования финансовой системы. В управлении финансовыми средствами царил произвол и беспорядок. Первые министры финансов при Александре II, Брок и Княжевич, не имели определенного плана действий и не понимали положения вещей или не могли овладеть обстоятельствами. Все финансовые мероприятия этого времени, основанные на рутине или представлявшие собой паллиативы, были крайне неудачны; каждая новая мера, вследствие отсутствия предусмотрительности и единого плана, приводила совсем не к тем результатам, какие предполагались; дефициты росли, все попытки борьбы с увеличением государственных расходов оказывались безуспешными; с каждым годом положение дел становилось все более безвыходным, в значительной мере вследствие ошибочных финансовых. В 1859 г. были учреждены две комиссии: одна при государственном контроле - для составления правил о порядке счетоводства, отчетности и ревизии, другая, при Министерстве финансов - для пересмотра податей и сборов.