Новые информационные технологии в документационном обеспечении управлении

 Секретарское дело

Этика деловых отношений: Учеб. пособие для студ., обуч. по экон. спец.-М.: Финансы и статистика, 2001. 17.PВведенская Л.А. Культура речи.P Ростов н/Д.: Феникс, 2001. 18.PВведенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи.P Ростов н/Д.: Феникс, 2005. 19.PВигера А.М. иPдр. Секретарское дело: Учеб. пособие для студ. сред. проф. Образования / А.М. Вигера, О.Л. Дорофеева, Е.К. Губская.P Ростов н/Д: Феникс, 2003.-384 с 20.PВинокур Т. Г. Говорящий и слушающий. Варианты речевого поведения.P М., 1993. 21.PГрачев Ю. Н. Ведение переговоров с инофирмами.P 2-е изд.P М., 2000. 22.PДеловое досье фирмы: Краткое пособие по делопроизводству.-М.: Инф.P внедренч. центр «Маркетинг», 1993. 23.PДеловой этикет.-2-е изд., перераб. иPдоп.P Киев: АЛЬТЕРПРЕСС: ВИРА-Р, 2001. 24.PДелопроизводство. Более 120 документов. Образцы, документы. Организация и технология работы.P М.: ООО «ТКВелби»,2003. 25.PДелопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Под ред. Т.В.Кузнецовой.-М.: ЮНИТИ, 2003. 26.PДемин Ю.М

 Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Контрольная работа Дисциплина: информационные технологии управления на тему: Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности 2010 Оглавление1. Преимущества электронного документооборота 2. Документооборот: актуальность автоматизации 3. Жизненный цикл документа в СЭД 4. Место СЭД в информационной системе предприятия 5. Типовые требования к СЭД 6. Характеристики различных систем управления электронными документами 1. Преимущества электронного документооборота При работе с документами по традиционной бумажной технологии: средний сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов; поиск одного документа занимает в среднем две минуты; в 10% случаев сотрудник не находит нужный документ; в случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще две минуты; если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу (хорошо еще, если на работу). Если учесть, что любой новый продукт или процесс может потребовать сотен связанных с ним документов, и представить описанный выше процесс в рамках всей компании на протяжении года, то выводы можно сделать совсем неутешительные.

 Государственное системное управление

Информационная технология, в силу этого, обладает свойством массовости. Технологизированные виды государственной информационной деятельности доступны для осуществления любым работником, подготовленным в соответствии со стандартными требованиями; Технологизация процессов обработки информации для государственного управления высвобождает творческий ресурс человека для нахождения, в частности, технологий решения новых задач сохранения и развития информационного потенциала общества и государства; В отличие от технологизированной деятельности, творческая информационная деятельность приводит к изготовлению единичного продукта информатики, в т.ч. и в виде новых информационных технологий для государственного управления. ? Рассмотрим общие вопросы построения системной технологии государственной информатики. Государственная информатика как система – это способ организации методов и средств выживания, сохранения и развития информационного потенциала государства и общества. Государственная информатика как технология — это способ организации методов и средств производства документов и иных информационных продуктов для государственного управления

 Модель электронного документооборота на примере ЗАО "Bona Fide"

Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечений управления (ИС ДОУ). В ходе нашего исследования, в результате внедрения новых технологий, проблемы на предприятии полностью не исчезают, вместо них появляются новые. Среди таких можно обозначить: - несанкционированный доступ к конфиденциальной информации; - вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя; - как одна из технических проблем: быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов. Возникают также проблемы нормативного характера: - не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами; - отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы; - отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными электронными документами и другие.

 Эффективное делопроизводство

Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения». ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца». ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования». ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи». Нормативные документы Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов. 1. Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления

 Производственные системы с искусственным интеллектом

Министерство образования Российской Федерации Курганский государственный университет Кафедра "Программное обеспечение вычислительной техники и автоматизированных систем" Реферат На тему: «Производственные системы с искусственным интеллектом». Дисциплина: Базы знаний и экспертные системы Выполнил: Викулин А.В. ФМ-3308 Проверил: Головко А.П. Курган, 2001 г.Аннотация Данный документ содержит информацию о производственных системах с искусственным интеллектом (ПСИИ), об их архитектуре, проектировании, инструментальных средствах для разработки. Содержание Введение 3 1. Новая информационная технология в системах управления производством 4 1.1. Эволюция систем управления производством 4 1.2. ПСИИ – системы, базирующиеся на знаниях 52. Представление знаний в ПСИИ 6 3. Архитектура ПСИИ 9 3.1. Структура ПСИИ 9 3.2. База знаний 10 3.3. Механизм вывода 10 3.4. Диалоговый интерфейс 10 3.5. Объяснение и обоснование решений в ПСИИ 114. Проектирование ПСИИ 13 4.1. Этапы проектирования и стадии существования ПСИИ 13 4.2. Предметная область и работа с экспертами 145. Инструментальные средства для разработки ПСИИ 15 5.1. Программные средства 15 5.2. Технические средства 16Заключение 18 Литература 19Введение В настоящее время накоплен большой опыт создания автоматических систем управления (АСУ) в различных отраслях народного хозяйства.

 Исследование систем управления

Графо-аналитическая модель позволяет : 1. определить последовательность проектирования и внедрения задач СУ и функциональных подсистем 2. очередность решения задач с учетом очередности использования промежуточной информации 3. определить необходимую первичную информацию на входе системы и наиболее рациональный состав реквизитов информационных массивов 4. перечень и содержание промежуточных массивов, исходя из комплексного решения задач СУ 5. порядок создания информационных массивов при поэтапном внедрении новых информационных технологий (автоматизированная система управления предприятием) 6. установить число возможных путей, связывающих два любые показателя или задачи 7. установить число путей фиксированной длины 8. установить число этапов, в течение которых результаты решения задач необходимо сохранить в базе данных или в памяти ЭВМ 9. использовать при исследовании информационной модели предприятия для выявления ненужных, дублирующих потоков информации 10. улучшить содержание информации в документах 11. дают возможность путем сопоставления исследовать качество функционируемой СУ и проектируемой СУ. Лекция 6 11.03.97 Роль информации в уменьшении неопределенности при принятии управленческих решений Неопределенность системы управления - ситуация, когда полностью или частично отсутствует информация о возможных состояниях объекта (системы) управления и внешней среды.

 Разделение групп документов по функциональному значению

Полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93. Список использованной литературы 1. Государственный стандарт Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело» термины и определения ГОСТ Р 51141-98 дата введения 1999-01-01 2. Государственный стандарт Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 6.30-97 3. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97 Москва: Научная книга, 1998г. 4. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов, Москва, ЮНИТИ-ДАНА, 2000г. 27

 Распорядительные документы

Требования к оформлению документов» и типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536. Также при определении этапов подготовки распорядительных документов использовался учебник «Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления» под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. При изучении правил оформления распорядительных документов применялся учебник «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документа-ции. Требования к оформлению документов» Чуковенкова А.Ю. и Янковой В.Ф., а также учебно-методический комплекс «Документоведение и делопроизводство» Панфиловой Т.А. и Кондратьевой Т.Н. Большую помощь при написании работы оказал учебник под ред. В.А. Кудряева «Организация работы с документами». 1. КЛАССИФИКАЦИЯ РаспорядительныХ документОВ Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

 Процесс документального обеспечения в менеджменте и его роль для эффективного управления

Должностная инструкция – основной организационно-правовой документ, определяющий основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности. Также в данной курсовой работе были рассмотрены другие виды документов, присутствующих в любой организации, и основная информация о службе ДОУ. Список используемой литературы Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов. – Учебное пособие. – Пенза: Пензенский государственный унивеситет. – 2009 Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. – Омега-Л. – 2007 Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления. – Конспект лекций. – Пенза: Пензенский государственный университет. – 2005

 Основные понятия делопроизводства 2007

Знание основ делопроизводства позволит, используя правила составления и оформления документов, грамотно организовать делопроизводительный процесс, применяя различные формы регистрации и контроля исполнения документов, порядок их хранения. Использованная литература: Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ (ред. О т 10.01.2003) «Об информации, информатизации и защите информации». ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998. ГОСТ Р 6 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Изд-во стандартов, 2003. Приказ МВД РФ от 04.12.2006 № 987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации». Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с. Оформление документов.

 Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

МОСКОВСКИЙ ОТКРЫТЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ РЕФЕРАТ По Дисциплине Информационные технологии управленияТема: ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Выполнила: студентка V курса Заочного отделения Финансово-эконом. факультетаМОСКВА 2006г.СОДЕРЖАНИЕ:Введение1.Понятие «документационное обеспечение управленческой деятельности». 2. Основные требования к оформлению управленческих документов. 3. Основные методы унификации и стандартизации управленческих документов. 4.Понятие «документооборот» и его организация. Заключение Литература Введение Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы внефирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. Также большое значение уделяется документообороту.

 Организация и технология документационного обеспечения управления

Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ ФАКУЛЬТЕТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯКафедра документоведенияОТЧЕТ о производственной практике по курсу «Организация и технология документационного обеспечения управления» в Управлении регионального развития и централизованного экстерната РГГУ (УРРЦЭ РГГУ) Студентки 3 курса д/о Дубовицкой М.А. Руководители: От организации Ю. И. Купцова От кафедры О.В. МосягинаМосква Документирование деятельности организации .5-72. Организация документооборота 2.1 Прием и отправка . 8 2.2 Регистрация .8-10 2.3 Контроль исполнения 10-11 2.4 Классификация и систематизация документов. Формирование дел 11-12 2.5 Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив 12-13 3. Самостоятельная Производственная практика проходила в Управлении регионального развития и централизованного экстерната (УРРЦЭ) РГГУ, которое является структурным подразделением РГГУ, осуществляющим и координирующим региональную деятельность университета, ее развитие и перспективное планирование, внедрение и реализацию в университете и его региональных подразделениях подготовки и аттестации специалистов в форме экстерната, развитие дистанционных технологий обучения.

 Логистика торгового предприятия

Внутренним фактором интеграции в торговле, т.е. основным внутриотраслевым мотивом, является усиление конкурентной борьбы. Современное развитие торговой системы предполагает, что интеграционные процессы в торговле будут проходить на фоне возникновения таких видов объединений, как: цепные торговые организации; кооперативные объединения торговых структур; добровольные оптово-розничные цепи. Следует отметить высокие возможности логистической оптимизации интегрированных сетевых структур. Например, в крупных американских и европейских розничных сетях интеграция информационных систем розничной и оптовой торговли позволяет автоматически информировать поставщика об уменьшении количества товаров на полках обслуживаемых магазинов. Логистические сетевые структуры могут создавать на обслуживаемой территории несколько распределительных центров и заключать договоры со сторонней специализированной логистической компанией на осуществление операций связанных с перевозкой и экспедированием грузов. С организационно-экономической точки зрения развитие различных форм интеграции предприятий торговли позволит: снижать накладные расходы за счет введения централизованных служб управления, централизации снабженческих, транспортных и учетных функций; осуществлять закупки крупными партиями на выгодных условиях платежа и поставок, что в конечном итоге сказывается на уровне цен и заинтересованности покупателей; своевременно осуществлять доставку скоропортящихся и дефицитных товаров; использовать новейшие информационные технологии для осуществления управления сетью и создания информационных банков данных по номенклатуре продаваемой продукции; поддерживать отечественных производителей, предоставляя им приоритетность поставок; развивать дополнительные услуги торговых предприятий в виде организаций мини-пекарен, цехов по разделке мяса, единого цеха полуфабрикатов и т.д.

 Информационные технологии в управлении

Основные способы организации автоматизированных информационных систем: структурный и функциональный. 2. Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности Современное делопроизводство включает: обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование); организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение). В результате документирования деятельности организации создается документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции. Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие: организационная; распорядительная; организационная; информационно-справочная; по личному составу; плановая.

 Делопроизводство в учебном учреждении

ЗаключениеИтак, деятельность любой организации невозможна без документирования, которое государственный стандарт определяет как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Другими словами, документирование представляет собой процесс создания и оформления документов. Часто документирование является обязательным, устанавливается законами или иными нормативными правовыми актами. Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний. В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления – документооборот, в ходе которого решается важнейшая задача обработки документов организации. И лишь только централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.

 Документ и система документации

Иначе говоря, это определение основано на двуединстве информации и материального носителя. Как полагают некоторые авторы (В.А. Копылов, М.В. Ларин), в результате документирования происходит как бы материализация, овеществление информации. Будучи «закреплённой» на материальном носителе или даже «привязанной» к нему, информация тем самым обособляется от её создателя. «Документированная информация есть объект материальный, а это даёт основание при определённых условиях относить её к категории вещей и распространять на неё институт права вещной собственности». Это определение во многом перекликается с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимися в зарубежной делопроизводственной и архивной практике. Так, в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документ (Dokume ) рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация (dokume ), вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций».11 Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учреждений США новое определение документа: «Документ – информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем».12 Почему уделяется так много внимания термину «документ» и определению его понятия как в нашей стране, так и за рубежом? Дело в том, что стандартизация терминов и определений обусловлена прежде всего практическими потребностями в сфере документационного обеспечения управления.

 Служба документационного управления на предприятии

Служба ДОУ несет ответственность за: обеспечение установленного порядка работы с документами в организации; выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями Служба ДОУ взаимодействует: со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления; с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов; со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами; со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ. с вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.