Электронный документооборот на предприятии

 Бизнес со скоростью мысли

Предприятиям, переходящим на электронный документооборот, приходится продолжать поддерживать некоторые «бумажные» компоненты исключительно из-за того, что регулирующие органы еще не готовы от них отказаться. Причина этого отставания кроется, однако, не в недостатке средств, а в отсутствии организационной воли. Поскольку используемые государством процессы основаны на больших количествах бумаги и человеческого труда, в прошлом всякая их «рационализация» приводила к сокращению объема обслуживания или ухудшению его качества. Нередко встречаются законы, прямо запрещающие государственным ведомствам закрывать какие-либо свои учреждения, так что им приходится «распределять силы». В то же время их довольно трудно экономически или как-либо иначе заинтересовать в повышении качества обслуживания: ведь граждане не могут перейти в ведение другой налоговой службы или другой лицензионной палаты. Поэтому государственные учреждения зачастую сосредоточены на своих собственных внутренних потребностях да на узком круге обязанностей, определяемых их уставом, и не интересуются выходящими за эти рамки нуждами граждан и коммерческих организаций

 Совершенствование организации и управление деятельностью ОАО "Молочный мир"

Благодаря встроенной системе электронного документооборота ускоряется процесс согласований и принятия решений. Всегда можно точно узнать кто, когда и при каких обстоятельствах принял (или не принял) то или иное решение. Развитая аналитика позволяет выяснить какие подразделения сработали хорошо, а какие - не очень, операции с какими товарами принесли прибыль, а с какими убытки и т.д. Эта программа позволяет оформлять платежные документы, договора и накладные, вести учет средств по счетам и товаров на складах, позволяет рассчитать зарплату и готовить балансовый отчет.2.6. Инновационный менеджмент На ОАО «Молочный мир» нет отдела, координирующего инновационную деятельность. Поэтому для разработки и внедрения новых идей на предприятии создается рабочая группа, которая готовит предложения для руководства предприятия по стратегическим направлениям инновационного процесса. Эта группа формируется в зависимости от того, какие инновации собираются внедрятся (технологические, экономические, социальные). Окончательное решение о внедрении инноваций принимает генеральный директор. В конце 2001 г. на предприятии была введена линия по фасованию сливочного масла.

 Журнал «Компьютерра» 2008 № 47-48 (763-764) 16.12.2008

Хоть юридически руки у пользователей давно развязаны, недостаточная осведомленность об ЭЦП тоже сдерживает ее распространение. Ведь для эффективного взаимодействия ее должны использовать все заинтересованные стороны. Если же фирма А заверяет документ цифровой подписью, а в фирме B до сих пор принято только бумажное делопроизводство, они не смогут быстрее взаимодействовать друг с другом. На развитие технологий цифровой подписи и электронного документооборота выделяются немалые суммы. На 200810 гг. в рамках ФЦП "Электронная Россия" Росинформтехнологии получат почти 3,5 млрд. рублей бюджетных денег. Хочется верить, что они пойдут впрок и вскоре предприятия забудут о срочной курьерской доставке первых экземпляров через половину страны. ОПЫТЫ: Хроники пикирующего iPoda Автор: Маслухин, Николай Давайте поговорим о вероятности. Какова, скажем, вероятность того, что ваш любимый iPod с жестким диском упадет? Я оценил бы ее как довольно большую. Думаю, каждый владелец плеера хотя бы раз в жизни его ронял. А какова вероятность того, что после падения на пол (асфальт, гранитный пол и т.Pп.) плеер перестанет работать? Тоже большая - жесткий диск более чувствителен к ударам, чем flash-память

 Работа секретаря-референта - личного помощника руководителя

Современный уровень развития компьютерных технологий позволяет решать поставленные задачи. В нашей стране созданы и успешно применяются замечательные программные продукты, реализующие различные функции и предназначенные для автоматизации традиционного делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электрон-ных сетей. Современные офисные сис-темы разрабатываются российскими ком-паниями на основе популярных пакетов офисных систем – Lo us o es, DOCS Ope , Microsof Office и др. Наиболее известными офисными программами на сегодняшний день являются: . Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные офисные системы»; . Система автоматизации конфиденциального документооборота и организации потоков работ “OP IMA-Work Flow”, разработанная фирмой «Оптима»; . Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «ИнтерТраст»; . Системы автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций и предприятий на базе DOCS Ope и WorkRou e, выпускаемые компанией «Весть-Метатехнология».

 Бизнес путь: Amazon.com

Сейчас странно думать о тех ранних днях и примитивных системах, с которых начинался период успеха Amazon. Сегодня огромный магазин в Интернете обладает сложнейшими технологиями. Однако урок менеджмента следует усвоить. Безос и его команда программистов обращались к текущим нуждам, но одновременно они рассматривали возможности роста, сначала создавая технологию, которая подойдет для их приспособленной под Интернет-стратегии, а затем приобретая эту технологию или компании, которые могут ее обеспечить, для достижения своих краткосрочных и долгосрочных целей. Приобретайте, если можете, развивайте, если необходимо Как сказал Безос в интервью прессе, когда Amazon только появилась, сложнейшим аспектом пребывания в роли начинающего электронного торгового предприятия в 1994 году было отсутствие средств программного обеспечения, которые бы дали возможность его фирме обеспечить надежность заказов по кредитным картам или подтверждать заказы по электронной почте. Он ожидал, что ситуация изменится, и советовал сетевым предприятиям розничной торговли, которые появлялись после него, покупать готовые программы

 Программное обеспечение сетей ЭВМ

Для эффективной работы пользователей в сети требуется и иное программное обеспечение, которое иногда поставляется вместе с сетевой ОС, а иногда его надо покупать отдельно: Средства удаленного доступа позволяют подключаться к сети с помощью модема и работать на компьютере, как будто он непосредственно подключен в сеть (разумеется, при этом многие операции будут выполняться дольше, так как модем работает значительно медленнее сетевого контроллера); Средства групповой работы позволяют совместно работать над документами, обеспечивают согласованность версий документов у разных пользователей, предоставляют средства для организации документооборота предприятия, позволяют организовывать телеконференции — письменный обмен мнениями по различным темам и т.д.; Программы резервирования позволяют создавать резервные копии данных, хранящихся на серверах сети и на компьютерах пользователей, а при необходимости — восстанавливать данные по их резервной копии. Для пользователей, работающих в среде Wi dows и BackOffice, электронная почта — нечто само собой разумеющееся, причем чаще всего под этим словом понимается сервер электронной почты Microsof Excha ge Server.

 Информационное обеспечение управления предприятием

Однако, на самом деле, он является более глобальным и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим подразделением, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде описать структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик. Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс. К сожалению, на настоящий момент в России до конца не сложился национальный подход к менеджменту, и в данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента (которая во многом не является адекватной существующей ситуации) и советско- российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции.

 Денежно кредитная политика банка РФ на 2000 год

Санкт Петербурга) по мере технической готовности соответствующих региональных подразделений Банка России. По мере развития единой телекоммуникационной системы и системы расчетов Банка России планируется совершенствование процедуры предоставления банкам кредитов путем постепенной автоматизации этого процесса через создание программных комплексов по кредитным операциям перехода на электронный документооборот между всеми участниками процесса кредитования. Это позволит банкам повысить оперативность и эффективность управления своей ликвидностью, снизить системные и внесистемные риски, а для банковской системы будет способствовать обеспечению бесперебойного функционирования системы безналичных расчетов и в значительной степени —решению проблемы неплатежей. Банк России предполагает расширить перечень активов, принимаемых в залог при предоставлении кредитов Банка России, за счет включения в него векселей финансово устойчивых платежеспособных предприятий, закладных, прав требований по кредитным договорам, а также разработать новые схемы рефинансирования банков.

 Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Контрольная работа Дисциплина: информационные технологии управления на тему: Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности 2010 Оглавление1. Преимущества электронного документооборота 2. Документооборот: актуальность автоматизации 3. Жизненный цикл документа в СЭД 4. Место СЭД в информационной системе предприятия 5. Типовые требования к СЭД 6. Характеристики различных систем управления электронными документами 1. Преимущества электронного документооборота При работе с документами по традиционной бумажной технологии: средний сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов; поиск одного документа занимает в среднем две минуты; в 10% случаев сотрудник не находит нужный документ; в случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще две минуты; если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу (хорошо еще, если на работу). Если учесть, что любой новый продукт или процесс может потребовать сотен связанных с ним документов, и представить описанный выше процесс в рамках всей компании на протяжении года, то выводы можно сделать совсем неутешительные.

 Первичное наблюдение – основа информационной системы бухгалтерского учета

Система электронного документооборота стала внедряться и в российских организациях. По истечении года все документы из бухгалтерии передаются в общий архив организации. Время нахождения их в архиве определено Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. в редакции Государственной налоговой службы Российской Федерации и Федеральной архивной службы России от 27 июня 1996 г.), а также ст. 17 Закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете». В соответствии с этим организации должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) организация также обязана хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности.

 Совершенствование делопроизводства

Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающий обмен по электронной почте на уровне «исходящих-входящих документов». Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам). Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интертраст» Система включает в себя 3 продукта: «Делопроизводство»- комплект баз данных для автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает регистрацию всех документов предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архива документов. «Малый офис»- комплект баз данных для автоматизации офисной деятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс-лист, Заказы товаров и услуг, Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени, Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов.

 Автоматизация процессов документооборота

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач: - исследование понятия информационных технологий, видов, специфики и способов их внедрения с целью совершенствования ДОУ; - рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией; - классификация, сравнение и характеристика данных продуктов; - разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией; - внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках смоделированного предприятия; - анализ полученных результатов. 1. Теоретическая часть 1.1 Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления Времена меняются, и на смену классическому «бумажному» делопроизводству приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем – систем электронного документооборота. Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации.

 Автоматизация процесса документооборота организации ООО "Ксенокс"

В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии документа и его редакции. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с уже существующими корпоративными системами. 1.2 Основные свойства системы электронного документооборота К основным свойствам систем электронного документооборота относятся: Открытость Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми.

 Инженерный документооборот предприятия

Нижегородский Государственный Технический Университет Институт радиоэлектроники и информационных технологий Курсовая работа по дисциплине «Системы автоматического проектирования» на тему: Инженерный документооборот предприятия Выполнил: Васин Иван Руководитель: Кузнецов В.В. Нижний Новгород 2010 Оглавление Введение Электронный архив Управление ключевой системой Пакет документов Проблемы организации инженерного документооборота Рассмотрение конкретных систем 1С Документооборот 8 Au oEDMS 3.0 (ACS elecom) Cadma du 3.0 (Au oMa e) File Ma ager 2.27 (Sy ergis ech ologies, I c.) AM-WorkFlow 3.12 (Cyco I er a io al) RxEDM 1.0 (Ras erex I er a io al) ViewBase 4.11 (Sof desk Imagi g Group) Заключение Список используемых источников 1. Введение В процессе конструкторской и технологической подготовки производства (ТПП) появляется и используется большое количество документов, причем часть из них создается различными средствами конструкторской разработки, частично используется ранее разработанная документация (в бумажном и электронном виде), множество документов возникает при технологическом проектировании, а также оперативном планировании и управлении производственным процессом.

 Информационные системы в экономике предприятия

Данный подход к интеграции ЛВС предприятия имеет следующие преимущества: - возможность интеграции разнородных сетей; - возможность построения распределенного информационного хранилища; - возможность обеспечения необходимой и своевременной информацией уровня принятия решений; - обеспечение единого информационного пространства; - использование современных технологий и подходов; - относительно низкая цена реализации проекта. 3.2 Разработка единого стандарта документооборота Стандарт электронного документооборота является основой функционирования телекоммуникационной системы сбытового комплекса предприятия. Внедрение стандарта позволяет структурировать передаваемую информацию, а значит, более эффективно загружать и использовать ее в реляционных базах данных, значительно уменьшать объем передаваемых данных, снижать плату за график, повышать степень защиты при передаче конфиденциальной информации, более рационально организовывать весь документооборот кирпичного завода и, в конечном итоге, минимизировать его. Укрупненная структура электронного документооборота представлена на рисунке 4. Рисунок 4. Стандарт электронного документооборота 3.3 Разработка информационной системы структурных подразделений Информационная система структурных подразделений предприятия (отдела маркетинга и бухгалтерии) создается в два этапа.

 Информационные системы и технологии в менеджменте

Внедрение НИТ способствует совершенствованию организационных структур за счет: 1)достоверного отнесения каждого работника к соответствующему структурному подразделению (отделу, бюро и т.п.); 2)определения четких служебных обязанностей каждого работника в пределах своего подразделения, которые в целом не должны противоречить друг другу и стратегии достижения конечного результата; 3)определения нормальной загрузки работника в течение рабочего дня и на календарный период; 4)разработки должностных инструкций персонала в условиях функционирования СОД и в аварийных ситуациях. Решения, принятые в процессе разработки организационной компоненты НИТ имеют юридическую силу и являются основой для постановки задач электронного документооборота на уровне предприятия. Тема 6. Интеллектуализация новых информационных технологий и систем 1. Классы информационных технологий Информационные технологии в системах различаются типом информации, которая обрабатывается, но могут также объединяться в интегрированные технологии по мере взаимодействия между собою.

 Модель электронного документооборота на примере ЗАО "Bona Fide"

Задачи исследования решаются на базе предприятия ЗАО «Bo a Fide»-Волгоград. Данное исследование подготовлено на основе технических описаний систем, взятых из открытых источников, и тестирования демо-версий программных продуктов «Дело», «Евфрат-Документооборот», «Op ima-Workflow». Исследование возможностей систем «Босс-Референт», «Compa yMedia», «Docume um», «La Docs» проводилось только на основе технических описаний, поскольку компании-разработчики данных систем демо-версии не представляют. В качестве основных методов при написании работы применялись методы системного и структурно-функционального анализа, сравнение, анализ и синтез, моделирование. Научная новизна дипломной работы состоит в разработке критериев выбора эффективной автоматизированной системы на основе обобщения существующих теоретических и практических материалов. С учетом практической деятельности на конкретном предприятии предложена модель электронного документооборота, позволяющего максимально оптимизировать работу с документами и, соответственно, саму управленческую деятельность предприятия.

 Разработка информационной технологии организации электронного документооборота

Министерство образования и науки Российской Федерации ГОУ ВПО «Ивановский Государственный Университет» Кафедра информационных технологий в экономике и организации производства Допустить к защите в ГАК Зав. кафедрой ИТЭ и ОП, канд. техн. наук., доцент Голяков С.М. « » 2010 г. ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ Разработка информационной технологии организации электронного документооборота Дипломник Саляходинова М.С. Научный руководитель, доцент, канд. техн. наук Голяков С.М. Иваново, 2010 Введение Эффективность управления крупным предприятием практически в любой сфере деятельности все более и более зависит от применения современных информационных технологий. На первый план в настоящее время выходят требования по комплексной автоматизации деятельности предприятия, по простоте адаптации средств автоматизации к изменениям в технологии предметной области. Столь высокий уровень требований к средствам автоматизации может быть реализован только посредством заказных проектов по созданию автоматизированной информационной системы (АИС) конкретного предприятия.