Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов

 Система технической документации на АСУ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Система технической документации на АСУ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР ГОСТ 24.301-80 с 01.01.81 г. УДК 65.011.56:681.3:002:006.354 Группа Т52 System of technical documentation for computer control systems. General requirements for textual documents Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 14 мая 1980 г. № 2101 срок введения установлен Настоящий стандарт распространяется на техническую документацию на автоматизированные системы управления (АСУ) всех видов, разрабатываемые для всех уровней управления (кроме общегосударственного), и устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов, перечень которых установлен ГОСТ 24.101-80. Стандарт не распространяется на программные и организационно-распорядительные документы АСУ, правила выполнения которых регламентированы государственными стандартами других систем документации. 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Основные положения 1.1.1. Текстовые документы (далее – документы) подразделяются на: содержащие, в основном, сплошной текст; содержащие текст, разбитый на графы. 1.1.2

 Порядок составления организационно-распорядительной документации

Содержание1. Дайте характеристику группы справочно-информационных документов (определение, виды документов, правила оформления) 2.Опишите отличия в оформлении общего бланка и бланка для письма 3.Сформулируйте основные требования к текстам организационно-распорядительных документов 4.Практическое задание 4.1 Оформите на общем бланке должностную инструкцию одного из сотрудников, составленную менеджером по персоналу и утвержденную директором фирмы (без текста) 4.2 Оформите приказ по основной деятельности фирмы (без текста) с продольным расположением реквизитов 4.3 Составьте и оформите рекомендательное письмо на одного из сотрудников (исходные данные на усмотрение составителя) Список литературы 1. Дайте характеристику группы справочно-информационных документов (определение, виды документов, правила оформления) К числу информационно-справочных документов относятся: служебные письма, телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы, факсы. Перечисленные документы представляют собой специфические каналы связи организаций и предприятий с внешним миром. Письмо — общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения главным образом оперативных задач в управлении.

 Шпаргалка по метрологии, стандартизации, сертификации

Общероссийский классификатор технико-экономической и социальной информации (ОКТЭСИ) – официальный документ, представляющий собой систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации в области технико-экономической и социальной информации. ОКТЭСИ – документы в области стандартизации, распределяющие технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификационными признаками на классификационные группировки (классы, группы, виды) и являющиеся обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов и при межведомственном обмене информацией. 17. СТАНДАРТЫ ОРГАНИЗАЦИЙ (СТО) ФЗ «О техническом регулировании» установлена новая категория документов в области стандартизации – «стандарты организаций». Организации могут самостоятельно устанавливать порядок разработки своих стандартов, принять документально оформленное решение (путем подготовки и утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа) о признании и применении разработанных ранее и действующих на текущий момент стандартов предприятия или стандартов общественного объединения в качестве стандартов данной организации

 Основы делопроизводства

В приложении содержатся перечень основных нормативных и методических документов, необходимых при изучении данного курса, образцы документов и бланков. ОГЛАВЛЕНИЕ ВВЕДЕНИЕ ЧАСТЬ 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТАХ, СПОСОБАХ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ, НОСИТЕЛЯХ ИНФОРМАЦИИ И ФУНКЦИЯХ ДОКУМЕНТА ГЛАВА 2. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ ГЛАВА 3. ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ, РЕКВИЗИТЫ И БЛАНКИ 3.1 Формуляр-образец организационно-распределительного документа. Общие сведения о реквизитах 3.2 Бланки документов 3.3 Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов ГЛАВА 4. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 4.1 Организационные документы 4.2 Распорядительные документы 4.3 Справочно-информационные документы ГЛАВА 5. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ И ВЫДАЧИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ ЧАСТЬ 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ГЛАВА 6. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА ГЛАВА 7. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА, РАССМОТРЕНИЯ И РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ 7.1 Прием поступающих документов, организация доставки документов 7.2 Организация рассмотрения документов 7.3 Регистрация документов ГЛАВА 8.

 Шпаргалка по русскому языку и культуре речи

Первая строка печатается через пять знаков от границы поля. Документы со сроком хранения до трех лет печатают на обеих сторонах листа. В документах из двух и более страниц вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Текст организационно-распорядительного документа излагают от третьего или первого лица. Составные элементы даты приводят в одной строке в следующей последовательности: день, месяц, год. В актах, служебных письмах, приказах и ином можно применять словесно-цифровой способ оформления дат. В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей и т. д. Современная деловая речь пестрит специальными словами и разного рода профессионализмами, которые зачастую записывают сокращенно. Чтобы не было путаницы, все сокращения должны быть общепринятыми. Например, тонна – т; гектар – га; секунда – с (названия единиц измерения). Наименования должностей и званий (при фамилии): заведующий – зав.; заместитель – зам.; профессор – проф. Различные другие обозначения: город – г.; рубль – р.; смотри – см.; глава – гл

 Оформление управленческих документов

Любой документ должен иметь поля, т.е определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее, мм: левое поле – 20; верхнее поле – 15; правое поле – 10; нижнее поле – 20. Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. 1.2.БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-97. Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема.

 Особенности работы с локальными нормативными правовыми актами

Например, в исполкоме может быть инструкция о подготовке, оформлении и хранении решений, в министерстве — положение о коллегии министерства, в котором отражается документирование ее деятельности, в организациях — положения (инструкции) о порядке работы с обращениями граждан. Однако основным нормативным актом в сфере делопроизводства является Инструкция по ведению делопроизводства в организации, закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления. В Инструкции отражаются особенности структуры, штатного состава и направлений деятельности организации. Традиционно в таких инструкциях описывается порядок работы с организационно-распорядительными документами без рассмотрения других систем документации. Однако с практической точки зрения целесообразней показать в Инструкции весь комплекс работ с управленческой документацией, включающей обработку документов из специальных (функциональных) групп (кадровых, бухгалтерских и т.д.). 1.1 Структура Инструкции Инструкция может включать различные разделы, основными из которых являются: общие положения; состав документов организации; подготовка документов, организация документооборота; информационно-поисковая система организации; контроль исполнения документов; организация документов в делопроизводстве; передача документов на архивное хранение.

 Организация и основные направления совершенствования работы секретаря

Белгорода основное внимание было обращено на наличие реквизитов, необходимых при оформлении документов. Документы изготавливает секретарь. Наиболее распространенный вариант это набор на персональном компьютере, после чего документ подается на подпись и визированию главному врачу. Следует отметить, что документы в этой организации заполняются в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003. «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»52. В ходе написания дипломной работы были рассмотрены следующие организационно-распорядительные документы: устав организации, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностная инструкция ответственного за ведение воинского учета. Так же были рассмотрены приказы, распоряжения и постановления. 2.2 Организация работы с документамиНа подпись Главному врачу ОГУЗ «Детский санаторий» предоставляются только документы, завизированные исполнителем и, как правило, содержащие отметку о составителе документа. Подписанный документ регистрируется секретарем. При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений.

 Организация работы современной кадровой службы

Состав реквизитов ОРД, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаги установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ введен в действие с 01.07. 2003 постановлением Госстандарта РФ от 03.03. 2003. Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако их следует придерживаться при оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационно-распорядительных документов, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации». 28 К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе

 Теория организации

Основными нормативными документами в организации, которые регламентируют документооборот, являются инструкция по делопроизводству и номенклатура дел. Документооборот – одна из функций организации. Документооборот состоит из следующих документопотоков: 1. Входного, состоящего из документов вышестоящих организаций, органов власти и управления, подведомственных организаций, неподчиненных организаций (организаций, существующих во внешней среде параллельно), контролируемых организаций, граждан. 2. Выходного, состоящего из информации, направляемой из организации во внешнюю среду (см. п.1, но в обратную сторону). 3. Внутреннего, состоящего из документов, циркулирующих между подразделениями и отдельными исполнителями внутри организации. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функцией организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями. Единство правил документирования управленческой деятельности обеспечивает применение государственной системы документационного управления, утвержденной правительством РФ 24.06.1992 №118-р и ГОСТ638-90 и называющейся «Система организационно-распорядительных документов.

 Функции кадровой службы предприятия

В цёлях сокращения количества внутренних документов уточнение времени отпуска рекомендуется проводить в оперативном порядке, без составления заявления. В течение года в график вносятся фактические сроки пребывания каждого работника в очередном отпуске и причины, вызвавшие изменение ранее установленных сроков отпусков. При оформлении в качестве оснований для приказов по личному составу таких распорядительных информационно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки и др. следует руководствоваться правилами по составлению и оформлению этих разновидностей организационно-распорядительных документов. Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа, отметка о переносе данных на машинный носитель. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

 Оформление и составление основных видов управленческих документов

При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности. Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы. Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя, полностью имя и отчество, номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма. Приведем образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов: Герб РФ Наименование организации Наименование структурного подразделения Адресат (или бланк конкретного должностного лица. Например, зам, министра) Справочные данные организации Заголовок письма (начинается с предлогов «О» или «Об») Текст Должность Подпись Инициалы, фамилия Фамилия исполнителя (или Ф.И.О. и номер телефона) 2. Организационно-распорядительные документы. Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой государственной системы делопроизводства , а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре.

 Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

Порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и других организационно-распорядительных документов описаны в Стандарте предприятия СТП 2069131-01-98. Документы, входящие в систему организационно-распорядительной документации, подразделяются на три группы: 1. Распорядительные (приказы, указания и т.п.); 2. Организационные (положения, инструкции, правила и т.п.); 3. Справочно-информационные (служебные письма, докладные записки, протоколы, акты и т.п.). Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. На них типографическим способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Документами, образующими документооборот факультета являются: 1. Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом. 2. Указание - документ, содержащий требования к выполнению нормативных документов, отражающих приказание оперативного характера. 3. Служебная записка - документ, адресованный в структурное подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы. 4. Служебное письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

 Последствия применения факсимиле

Отметим, что форма трудового договора унифицированным документом не является. Поэтому в данном случае однозначного мнения нет. Сторонники собственноручной подписи ссылаются на ст. 67 Трудового кодекса, согласно которой стороны должны подписать оба экземпляра трудового договора. Отсюда и делается вывод о невозможности применения факсимиле. По мнению же автора, ни указанная формулировка, в частности, ни трудовое законодательство в целом не содержат запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора. Кроме того, необходимо иметь в виду, что Госкомстатом утвержден государственный стандарт, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и др). Согласно этому правилу, в указанных документах должны стоять личные подписи должностных лиц. Иногда контролирующие органы ссылаются на нормы данного стандарта в обосновании своей позиции, например, в письмах или в арбитраже. Здесь следует знать, что требования этого ГОСТа являются рекомендуемыми, что указано в самом стандарте. Поэтому им можно руководствоваться по собственному усмотрению.

 Принципы управленческого учета и их закрепление в учетной политике в организациях различных отраслей экономики

Учетная политика организации должна обеспечивать соблюдение требований бухгалтерского учета: полноты, своевременности, осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости, рациональности. Способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа. При этом они применяются всеми филиалами, представительствами и иными подразделениями организации (включая выделенные на отдельный баланс) независимо от их места нахождения. Вновь созданная организация утверждает избранную учетную политику до первой публикации бухгалтерской отчетности, но не позднее 90 дней со дня приобретения прав юридического лица (государственной регистрации). Принятая учетная политика считается применяемой организацией со дня приобретения прав юридического лица (государственной регистрации). К способам ведения бухгалтерского учета, принятым при формировании учетной политики организации и подлежащим раскрытию в бухгалтерской отчетности, относятся: способы амортизации основных средств, нематериальных и иных активов; способы оценки производственных запасов, товаров, незавершенного производства и готовой продукции; способы признания прибыли от продажи продукции, товаров, работ, услуг; другие существенные способы ведения бухгалтерского учета.

 Распорядительные документы

Требования к оформлению документов» и типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536. Также при определении этапов подготовки распорядительных документов использовался учебник «Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления» под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. При изучении правил оформления распорядительных документов применялся учебник «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документа-ции. Требования к оформлению документов» Чуковенкова А.Ю. и Янковой В.Ф., а также учебно-методический комплекс «Документоведение и делопроизводство» Панфиловой Т.А. и Кондратьевой Т.Н. Большую помощь при написании работы оказал учебник под ред. В.А. Кудряева «Организация работы с документами». 1. КЛАССИФИКАЦИЯ РаспорядительныХ документОВ Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

 Роль учетной политики в формировании отчетности

Изменение учетной политики должно быть обоснованным и оформляться в порядке, предусмотренном ПБУ 1/2008. Изменение учетной политики производится с начала отчетного года, если иное не обуславливается причиной такого изменения. Заключение Учетная политика часто становится для бухгалтеров чисто формальным документом, которому многие не придают должного значения. Однако грамотно составленная учетная политика может быть действенным способом законной корректировки финансовых показателей, а значит – снижения налоговой нагрузки на предприятие. Положения учетной политики могут стать весомым аргументом в споре с ревизорами. Учетная политика является основой для формирования всех остальных организационно-распорядительных документов организации и влияет на принятие управленческих решений. В связи с этим руководителю и главному бухгалтеру следует весьма серьезно отнестись к формированию и утверждению учетной политики. Способы ведения учета избирают исходя из определенных требований, обеспечивающих адекватность учетной политики хозяйственной ситуации.

 Служба документационного обеспечения управления

Текст инструкции мо­жет делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производит­ся арабскими цифрами. Требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются соответствующими ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. Так, в соответствии с приложением 2 к приложению 12 ГСДОУ в разделе должностной инструкции «Общие положения» устанавливаются: • задачи работника (например, для делопроизводителя — прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов); • порядок замещения должности, то есть, кем назначается и освобождается от должности данный работник; • профессиональные требования и работнику (уровень образования, стаж ра­боты и др.); • основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться ра­ботник в своей деятельности. В разделе должностной инструкции «Функции работника» определяются: • предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником; • перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д.). В разделе должностной инструкции «Обязанности работника» указываются особенности деятельности: • связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации; • предполагающие обязательное использование определенных форм и мето­дов работы (например, периодический контроль над формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.); • требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий; • касающиеся порядка исполнения поручений; • затрагивающие этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллек­тиве.