Автоматизация системы бюджетирования финансовой службы

Постановка бюджетирования Анна Андрющенко, эксперт «Консультанта» Немало российских компаний уже внедрило бюджетирование. Но зачастую эта акция безрезультатна из-за многочисленных ошибок при постановке системы. Как их предотвратить и исправить, рассказал на семинаре Алексей Молвинский, партнер, руководитель проектов консалтинговой компании «Cogi o Ma ageme Co sul i g». Перед тем, как приступать к постановке системы бюджетирования, финансовый директор должен определить, насколько компания в ней нуждается. Ведь бывают случаи, когда бюджетирование не только не нужно бизнесу, но мешает ему и даже вредит. Например, в проектно-ориентированных организациях достаточно составлять отдельные бюджеты для каждого проекта, не консолидируя их в сводный. Также пустой тратой времени бюджетирование становится в тех компаниях, где все решения принимает первое лицо. При этом практически отсутствуют делегирование полномочий и распределение ответственности. Как отметил г-н Молвинский, наличие бюджетирования – это одна из характеристик, по которым можно судить об успешности компании.

Размер имеет значение Обычно осознание необходимости автоматизации процесса бюджетирования зарождается именно в финансовых службах. Но процесс планирования и исполнения бюджета охватывает всю организацию, ведь планы одного подразделения тесно увязаны с планами другого. Так, бюджет продаж должен быть тесно связан с бюджетом закупок и с бюджетом расходов на рекламу, бюджет налогов зависит от общего бюджета доходов и расходов и т. д. В небольших организациях процесс бюджетирования может быть централизован. Для данного случая подойдут “коробочные” программы с простой адаптацией под требования единственного пользователя, но функционально они поддерживают лишь базовые элементы бюджетирования. Для крупных предприятий, в которых процесс бюджетирования распределён по подразделениям, требуются гораздо более мощные программы, поддерживающие сотни пользователей. Например, электронная таблица — это эффективное средство отслеживания бюджетных показателей на уровне одного финансового подразделения, но она несравнима по возможностям со специализированной автоматизированной системой бюджетирования.

Для "ситуационного" плана и анализа альтернатив более приемлемы локальные и простые системы среднесрочного финансового планирования. Хотелось бы отметить еще один важный момент при моделировании деятельности предприятия. Комплексные системы автоматизации обеспечивают работу всех служб предприятия на уровне преобразования первичной информации в приемлемые для текущего управления и бухгалтерии отчеты. Однако когда возникает вопрос а как должен выглядеть блок среднесрочного планирования на уровне варьируемых параметров и выходных отчетов, руководителю сложно сформулировать свои запросы к этому блоку (не рассматриваем случаи "чтобы все и сразу"), и следовательно заказчик принимает уже готовое решение и в последствии практически не использует его, продолжая планировать по старинке. Одним из вариантов использования локальных и простых систем может быть выработка требований к общей информационной системе , в части среднесрочного планирования. Как пример можно привести ситуацию, когда один финансовый директор мирно сосуществовал с существующей на предприятии информационной системой и говорил о том что эта система ему ничего не дает в части среднесрочного планирования. Т.е. он давал команду отделам собрать необходимую ему информацию по первичным документам, готовил производственно-финансовый план, о моделировании не было и речи.

Имеют место следующие типовые недостатки существующих организационных структур: . чрезмерная замкнутость структурных подразделений на первых руководителей (как минимум – генеральный директор) и, как следствие, их перегрузка (невозможность выполнять свои функциональные обязанности); . наличие множества заместителей генерального директора и директоров с размытыми и пересекающимися диапазонами ответственности; . отсутствует информационная поддержка деятельности предприятия (отдел автоматизации системы управления работает не на нужды конкретного пользователя; максимум, что обслуживается - бухгалтерия), в частности коммерческой и финансовой деятельности; . разные аспекты единой службы работы с персоналом либо отсутствуют вообще, либо разнесены по функциональным подразделениям с различными уровнями подчиненности (отдел кадров, отдел работы с персоналом и отдел организации труда и заработной платы); . отсутствуют или присутствуют формально жизненно необходимые финансово–экономические подразделения и реальный человек, несущий полную ответственность за результаты финансовой деятельности предприятия (финансовый директор); . отсутствует служба управления изменениями, которая определяет в конкретный момент времени ориентацию организации на требования внешней среды.

Ее наличие в системе бюджетирования является признаком развитых систем. Она устраняет ограничения "табличного" представления информации о бюджете, реализованного только в виде планов статей. К первичной информации для бюджетирования относятся: a. Бюджетные строки и бюджетные документы, заявки, сметы, контракты, договора, платежные документы и другие виды документов, на основании которых выполняется расчет значений статей. b. Объекты поддержки финансовой логики: аналитические и синтетические бухгалтерские счета с проводками, счета управленческого учета, механизмы двойной записи, показатели, нормативы. Наличие в системе первичной информации может являться как существенным подспорьем при автоматизации процессов бюджетирования, так и быть источником существенных затрат в эксплуатации. Как правило, первичная информация, необходимая для системы бюджетирования присутствует и в других системах автоматизации предприятия - в системах автоматизации бухгалтерии, внутреннего хозяйства (зарплата, основные фонды), системах автоматизации основной и оперативной деятельности.