Делопроизводство компании

Современный уровень развития компьютерных технологий позволяет решать поставленные задачи. В нашей стране созданы и успешно применяются замечательные программные продукты, реализующие различные функции и предназначенные для автоматизации традиционного делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электрон-ных сетей. Современные офисные сис-темы разрабатываются российскими ком-паниями на основе популярных пакетов офисных систем – Lo us o es, DOCS Ope , Microsof Office и др. Наиболее известными офисными программами на сегодняшний день являются: . Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные офисные системы»; . Система автоматизации конфиденциального документооборота и организации потоков работ “OP IMA-Work Flow”, разработанная фирмой «Оптима»; . Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «ИнтерТраст»; . Системы автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций и предприятий на базе DOCS Ope и WorkRou e, выпускаемые компанией «Весть-Метатехнология».

Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающий обмен по электронной почте на уровне «исходящих-входящих документов». Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам). Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интертраст» Система включает в себя 3 продукта: «Делопроизводство»- комплект баз данных для автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает регистрацию всех документов предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архива документов. «Малый офис»- комплект баз данных для автоматизации офисной деятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс-лист, Заказы товаров и услуг, Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени, Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов.

Современные технологии андеррайтинга требуют автоматизации страхового делопроизводства, что предполагает обязательную обработку договоров и расчет страховых премий средствами электронной вычислительной техники, также как и передачу информации об условиях страхования и наступлении страховых случаев. В связи с этим, многие из ноу-хау, применяемых при разработке и внедрении в реальную практику страхования новых видов страховых услуг, могут быть запатентованы в виде способов или устройств обработки информации с помощью материальных объектов (компьютеров, компьютерных сетей и носителей информации).  Предоставляемый при этом объем прав не будет, конечно распространяться на случаи предоставления аналогичных страховых услуг без использования средств вычислительной техники, однако, такого рода использование запатентованных решений возможно только в рамках малых страховых компаний, не представляющих интерес с точки зрения конкуренции на рынке. Международные и национальные патентные фонды насчитывают более 1000 документов, имеющих отношение к страховому бизнесу, при этом, только в США выдано 78 патентов на способы обработки информации, относящейся к технологиям страхования, часть из которых описывает новые формы страховых услуг.  Отечественным страховым компаниям, наверное, небезынтересно будет узнать, какие патенты существуют и насколько они эффективны.

К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30- 40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются.

Недавно компания "Инфософт" выпустила новую систему "Флагман", которая по архитектуре и функциональным возможностям близка к системам класса корпоративных. Эта система является преемником известной в России сетевой бухгалтерской системы "Интегратор", разработанной в 1995-1996 гг. и представляющей собой универсальный коробочный продукт, объединяющий в одном пакете средства автоматизации всех участков бухгалтерского учета предприятия. Система "Флагман" построена по модульному принципу и включает следующие основные подсистемы: "Документооборот" (обеспечивает возможность ведения документооборота, делопроизводства и контроля за деятельностью исполнителей), "Бухгалтерский учет" (осуществление полного цикла бухгалтерского учета, совместная обработка информации по многим бизнес-процессам, множественность планов счетов, многовалютность и многомерный аналитический учет), "Финансовый анализ" (оценка структуры и динамики экономических и финансовых показателей деятельности предприятия), "Снабжение и склад" (ведение складского учета, формирование портфеля заказов на товары, календарного планирования снабжения), "Сбыт и торговля" (формирование портфеля заказов на продукцию и услуги, осуществление учета отгрузки, резервирования, розничной торговли, связи с кассовыми аппаратами), "Персонал" (ведение личных карточек сотрудников, штатного расписания, табельного учета), "Зарплата" (расчет повременной и сдельной оплаты труда, всех видов начислений и удержаний, подготовка данных для налоговых инспекций и Пенсионного фонда).